线下活动的筹备流程—中等规模

本文用几个大项，说明筹办一场线下活动，一般会有哪些准备项目，依照时间顺序罗列如下，下面是几个大方向，细节部份可参考我之前参与的一场活动执行范例，列在本文最下方，大家可以更一目了然，每个准备项目下，化为细节动作会有哪些事情要做，以及每件事情所压的时程，方便各位在准备活动时参考用。

一、Kick off meeting for活动目的与需求

研讨会的筹办，最优先要做的第一件事情，就是弄清楚这次活动的目的与需求。

办这次的活动，想要达到什么目的？确认你的目标听众 (Target Audience)、活动目标多少人 (规模要多大)、举办的时间要多久 (半天？整天？连续几天？)，有无同时间分场的需求 (同一场地但分两个不同主题/系列的场次)？现场有展示品吗？通常这些信息会是在你们内部开第一次会议的时候，决定这些信息，而这些信息是初步的，有个大致的轮廓。

二、找场地

在确认完这些信息后，最急迫要去执行的事情就是找场地，办研讨会的场地就像找结婚场地一样，都要事先预定，你喜欢的还不一定订得到，往往碍于其他公司行号或个人所需，抢先你一步订定，甚至给了订金，尤其是你觉得理想的场地，别人也这么觉得，因此场地的订定最需要抢时间，订下来后，就可以接着后续所有相关事宜的准备。对我来说，场地是办研讨会最需立即执行的项目。

这也就是为什么一开始我提到，要弄清楚活动的目的与需求，这样你在找寻场地的时候，才会有目标与范围，帮助你快速导航到你想要的几个场地选项。

三、撰写活动企划书

活动企划书通常不会在一开始就写完整，往往要经过好几版的修改后才会逐步完整许多。因为许多的信息都还在搜集与确认的过程，一但确认下来，才会将之更新。但这里要提到的是，场地订定下来后，就可以着手第一版 (初版) 的企划书，初版的内容至少要有这些：活动目的、目标、(大方向/未定的)研讨会主题、目标听众 (TA)、活动日期与地点、议程是半天？整天？连续几天？议程分几段、每段几分钟，议程表可以先划出来，填上预计/草拟的讲题方向与欲邀请的讲师，现场预计会展示的展品。

再来就是放上Project control用的时程表，也就是这场活动的Action Plan，以表的方式写明接下来哪些事情要Follow，谁要负责哪些事项、何时得完成的时间表。让读这份活动企划书的人(项目的负责人/讲师们)知道自己什么时候该交东西给你，也让他们了解活动的进程。

除了Action Plan之外，我还会在初版的企划书中，放上广宣计划。针对这场活动，我在哪些时间点、会有哪些素材，透过哪些管道 (Media/Channel) 来发布。

四、研讨会主题、讲师邀约、讲题、议程规划

接下来就要明确定下研讨会的主题名称，并确认讲师们有哪些人，在讲师邀约时，告知讲师们这次的活动主题名称，在议程的规划上，根据这个大主题之下，有哪些面向要探讨与分享，每段演讲需要多少时间，讲师就根据所属面向的专家来邀约，告知讲师们他们演讲的长度，并请讲师们何时提供给你最终的讲题、何时提供给你讲义电子文件。

五、活动网页、广宣素材的制作、报名系统建置、媒体购买

拥有了上述主题、讲题、讲者、议程表、活动时间与地点后，即可开始制作活动网页(Landing Page)，同时建置报名系统，报名系统上基本要有姓名、电话、Email、公司、部门、职称等信息。除了活动网页之外，活动通常会透过EDM来广发招生，EDM我认为一定要有，公司官网首页放置Banner，导到活动页面，除了贵公司的Database去邀请客户之外，更重要的是新的听众，这部份就需要媒体代发EDM，因此研讨会活动的预算，场地茶点的费用占很大块之外，最大块的预算还是在广宣与活动招生上。新闻稿的话就视情况而发，并非一定要有，如果你所举办的这场研讨会充满新闻价值，我觉得可以多加利用，从活动前的新闻曝光，到活动后的后续报导，让话题更延续。

在这个阶段，要更注意的是什么时候该给哪家媒体广宣素材，因为每家媒体的供稿期限不同，供稿后还需要发测试信，如果测试后有问题，还要回稿修改与解决问题等。因此这阶段除了要赶在媒体广宣时程前将文案、主视觉、EDM、Banner、文字广告等内容备妥、设计好；还得注意媒体购买后，哪些时间要供稿、测试、发布。

如果活动现场有主视觉的布置物，如海报、易拉展(易拉宝)、讲桌板、形象墙/背板、桌花等，也一并于这个阶段设计与准备。

六、报名统计

广宣起跑后，接着每周会有固定一天，统计各管道而来的报名信息，掌握报名人数的多寡与进度。当报名状况不是很好的时候，要考虑是否加码媒体广宣的部分；当报名状况太好的时候，要考虑如何解决爆满、斟酌是否提早关闭报名系统，还是审核报名资格等各种方式。

报名人数过多、过少都令人担心。那么要怎么抓报名人数呢？我通常会以我这次的活动目标人数、以及会议厅内的最大容纳人数等综合来考虑。以台北地区来说，研讨会的出席率平均大约五成，六成的出席率是还不错，四成就不太好。但越往南部所举办的研讨会，出席率越高，我曾在台中举办活动出席率达到七成，在台南和高雄曾经达到八成。

举个例子，假设这场活动我希望有100个人出席，现场含临时加椅子的情况下，可以塞下130人，那么我会让报名系统中的报名人数容纳到250~270左右，再多就会考虑提早关闭或是额满讯息等。另一种方式就是报名人数让他达到350人为上限，然后审核报名者参与资格等。以上两种各有各的考虑，以老板来说，会喜欢第二种做法，但我个人认为这样的做法冒着一些影响品牌印象的风险，操作上要更小心。

七、活动前一周要做的事情

搜集讲义电子文件、讲义排版与印制，活动当天工作人员分配、活动行前会、工作人员手册制作并提供给工作人员、司仪的台词、展品与物资打包、物资寄送(shipping)、订茶点(种类/数量)、赠品与文宣品的准备(型录/DM)、问卷印制、最终报名统计，制作学员签到表、印出报名学员名册。活动前三天，发活动出席提醒信，行有余力或有多预算者，可委外做学员行前电话提醒。

活动执行范例

a.执行分工

b.现场流程安排

c.开场前布置工作

d.注意事项

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